Comment organiser votre travail pour pouvoir profiter de vos vacances ?

Les vacances d’été approchent à grands pas, voilà une excellente nouvelle, n’est-ce pas ? Mais avez-vous l’impression que vous avez tellement de choses à finaliser avant de partir que vous n’arriverez pas à tout faire ? Et une fois arrivé à destination, se peut-il que vous ne soyez pas capable de décrocher parce que vous ne pouvez pas vous empêcher de penser à tout ce qu’il y aura à faire au retour ? Vous ne profitez donc pas vraiment de vos vacances. Devriez-vous les annuler et repousser votre voyage familial ? Ne le faites surtout pas ! Prenez le temps de jouir des beaux moments que la vie a à offrir et préparez vos vacances en suivant ces quelques règles d’organisation. Parce qu’il n’y a pas que le travail dans la vie !

Détendez-vous


Inspirez, expirez. Répétez l’exercice. Commencez la planification de vos vacances en vous débarrassant de votre excès de stress qui vous pousse à courir comme une poule pas de tête ! Détendez-vous, savourez votre thé préféré et poursuivez votre lecture.


Dressez la liste des choses à faire


  • L’application Microsoft To do, vous permet de partager votre liste de tâches avec l’ensemble de vos employés. Vous serez ainsi en mesure de voir clairement le travail qui doit être accompli avant votre départ. C’est le meilleur moyen de rester maître de la situation et de gagner un temps précieux.

  • Classez vos tâches en ordre d’importance et de priorité avant votre départ. Et n’oubliez pas d’établir un calendrier pour chaque projet.

  • Au moment de dresser votre liste, commencez par les tâches urgentes et les plus longues à accomplir. Ensuite, notez les tâches pour lesquelles vous êtes compétent, car elles prendront moins de temps.

  • Au bas de la liste doivent se retrouver les tâches les moins importantes (ou les moins urgentes) et qui pourront attendre votre retour.


Établissez un calendrier


Créez un calendrier de vacances détaillé pour votre équipe afin que tout le monde soit informé des dates de vacances de chacun et d’éviter de recevoir de multiples appels pour savoir où vous êtes. Soyez clair quant à vos disponibilités pendant votre absence : peut-on vous contacter en cas d'urgence ? Ou vos employés doivent-ils oublier votre existence pendant deux semaines ? Y a-t-il des moments où vous serez plus facile à joindre ?


Réunissez votre équipe et déléguez !


Lorsque vous avez une idée précise de l'état d'avancement de vos projets, soit environ une semaine avant votre départ, organisez une réunion d’équipe. Expliquez où vous en êtes pour chaque tâche, ce qui pourrait se passer durant votre absence et comment réagir le cas échéant. Cela leur donnera une bonne idée de ce à quoi ils doivent s'attendre. Ensuite, déterminez qui pourra intervenir en cas de besoin pour chaque projet. Une fois que ces tâches ont été distribuées, confirmez les détails par écrit et partagez-les avec l’ensemble de l'équipe. Pour chaque projet, le mémo doit contenir :


  • le nom de la personne qui prend la charge de la tâche ;

  • le délai du projet ;

  • le nom d'un contact pour le client ou le prestataire de services éventuel ;

  • un résumé des choses à faire.

N'oubliez pas d'envoyer un courriel à vos contacts habituels pour leur faire savoir qui vous remplacera pendant votre absence. N'oubliez pas non plus de demander à la personne qui vous remplace de prendre note de ce qui a été fait en votre absence et de ce qui restera à faire à votre retour.


Rangez !


Rien n'est plus utile pour vous aider à retrouver vos repères qu'un peu de ménage de votre espace de travail. Un bon ménage vous permettra de faire le point et de savoir ce qui doit être fait avant de partir. De plus, un espace de travail bien organisé rend le retour beaucoup plus agréable.


Tout d'abord, jetez tous ces bouts de papier inutiles : Post-it griffonnés, brouillons illisibles, vieux cahiers, menus du restaurant du coin de la rue (vous savez de toute façon ce que vous commandez chez eux). Ensuite, ouvrez les tiroirs et triez les dossiers,

documents importants, cartes d’affaires, etc. Prochaine étape : concentrez-vous sur votre ordinateur. Nettoyez le bureau, organisez vos dossiers, supprimez les documents inutiles ou dupliqués, etc.


Enfin, assurez-vous que tous les fichiers importants, que vous voulez retrouver immédiatement à votre retour, se trouvent dans un endroit sûr et facile d'accès. Besoin d’aide ou d’inspiration ? Demandez à notre présidente, elle est la pro du rangement !


Prévenez vos contacts


Avant de partir, n'oubliez pas de prévenir vos contacts de votre absence et de reporter les réunions à votre retour. Il n'y a rien de pire que de se réveiller en sursaut dans un endroit totalement isolé du monde en réalisant que vous avez oublié de reprogrammer une visite chez un client. Veillez également à configurer un message de réponse automatique court et professionnel afin de rappeler à vos clients que vous n'êtes pas disponible s'ils tentent de vous contacter et d’indiquer la personne-ressource en cas d’urgence. Relisez bien votre message : deux vérifications valent mieux qu’une !


Assurez-vous de vous déconnecter complètement


Les projets les plus importants ont été bouclés, des collègues de confiance s'occupent des projets en cours et vos contacts et clients savent que vous êtes parti. Excellent. Il ne vous reste plus qu'à franchir la porte du bureau, libre comme l'air, et à tout laisser derrière vous pendant vos vacances. Il est essentiel de débrancher. Au sens propre du terme ! Pour ce faire, faites le vide de tous les problèmes professionnels qui vous préoccupent, laissez votre ordinateur portable à la maison et mettez votre téléphone cellulaire dans le coffre de votre chambre d'hôtel pendant la journée. Profitez de votre pause bien méritée pour faire de l'exercice, bien manger et vous amuser.


En bref, concentrez-vous sur vous, votre propre bien-être et votre famille. C’est le meilleur moyen de recharger vos batteries en vue de votre retour.


Préparez votre retour


Pour éviter le stress et le chaos lors de votre retour au travail, préparez les éléments qui seront les plus urgents à votre retour. Mettez votre calendrier à jour avec les événements et les échéances à respecter. Prévoyez une réunion avec votre équipe le lendemain de votre retour (ou même le jour-même) pour passer en revue ce qui a été fait pendant votre absence et ce qui doit être fait à partir de maintenant.


Puis, pour vous assurer que vous ne tomberez pas dans un marasme sans soleil et sans plaisir, préparez le terrain à l'avance : cachez quelques barres de chocolat dans un tiroir, planifiez un déjeuner avec un ami, commandez des fleurs pour vous-même et faites-les livrer le matin de votre retour au bureau (non, ce n'est pas pitoyable de se choyer ainsi, c’est justement tout le contraire !).


En bref, facilitez votre retour et faites en sorte qu’il soit le plus agréable possible.


Et voilà, vous êtes fin prêt à partir pour des vacances sans stress. Avec un peu d'organisation, il est possible de tout réussir. Il ne vous reste plus qu'à fermer votre bagage à main. Et n'oubliez pas de mettre votre Instagram à jour et d'envoyer une carte postale au bureau. Toute l'équipe chez SOS Adjointes Virtuelles vous souhaitent de belles vacances !


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